ISTRAŽILI SMO: Prednosti softvera za zakazivanje termina u frizerskim, kozmetičkim i drugim salonima – za vlasnike, ali i njihove klijente

Koliko puta vam se deslio da ne uspevate da zakažete termin u omiljenom frizerskom, kozmetičkom ili nekom drugom salonu? Ukoliko ste vlasnik salona, koliko vam proces zakazivanja termina oduzima vremena i energije? Prošli su dani oslanjanja na tradicionalne metode olovke i papira ili žongliranja sa više tabela: postoji rešenje u formi softvera na obostrano zadovoljstvo – i vlasnika salona, no i njihovih mušterija.

Pojava softvera za zakazivanje termina u frizerskim i kozmetičkim salonima revolucionirala je način na koji saloni funkcionišu, pojednostavljujući njihove procese zakazivanja, te podstičući ih da se fokusiraju na ono što najbolje rade: čineći da njihovi klijenti izgledaju i osećaju se sjajno. U razgovoru sa Zoranom Ristić, predstavnicom Traffta istražili smo transformativnu moć Trafft softvera za zakazivanje termina, naglašavajući ključne karakteristike, prednosti, kao i na koji način on može da unapredi poslovanje salona, ali i olakša rezervacije usluga njihovim klijentima.

Zorana Ristić, predstavnica Traffta

Možete li nam reći nešto više o Trafft softveru za zakazivanje termina u kozmetičkim, frizerskim, estetskim i drugim beauty salonima? Kome biste ga i zašto preporučili?

Bavimo se razvojem softvera još od 2014. godine, i primetili smo da se biznisi iz uslužnih delatnosti, nažalost, malo sporije digitalizuju nego druge industrije. Iako je odavno moguće naručiti hranu ili vožnju putem aplikacije, u salonskoj industriji – uključujući i velike lance – pravljenje rasporeda, zakazivanje termina, otkazivanje i pomeranje i dalje se obavlja uz telefon, papir i olovku, ili, u najboljem slučaju Instagram i WhatsApp poruke. Međutim, ljudi u modernom svetu navikli su da prvo sve istraže na internetu. Mnogi ne vole telefonske razgovore. Shodno tome, saloni koji nemaju opciju online zakazivanja gube značajan broj klijenata, koji će usluge obavljati u salonima koje to nude.

Trafft je nastao kao odgovor na ovu potrebu – da maksimalno pojednostavi ove procese, kako za vlasnike i menadžere salona, tako i za njihove mušterije. To nije naš prvi softver namenjen salonskoj industriji – od 2018. sarađujemo sa vlasnicima malih biznisa širom sveta i veoma dobro razumemo njihove potrebe i najbolje načine da ih zadovoljimo. Trafft je inicijalno bio napravljen za korisnike iz Amerike i Evrope, ali pošto je u Beogradu naše razvojno sedište, odlučili smo da ovo rešenje ponudimo i domaćem tržištu.

Mnogi ljudi osećaju odbojnost prema tehnologiji, ali i strah od promena. Zbog toga je lakoća upotrebe ključna za korisnike kada je softver u pitanju. Koliko je vaš softver za rezervacije i zakazivanje intuitivan i lak za korišćenje – kako za vlasnike salona, tako i za krajnje korisnike? Možete li opisati korisnički interfejs i navigaciju?

Tačno je da je odbojnost prema digitalizaciji i tehnologijama vrlo prisutna. Ljudima teško pada menjanje svakodnevnih navika – u ovom slučaju zapisivanje i organizacija pomoću papira, olovke ili telefona. Svima nam je poznat taj osećaj kada ne želimo da se udubljujemo u nešto novo, jer već imamo ustaljene načine rada. Međutim, kada ljudi vide da im nešto donosi rezultat u vidu novih klijenata, ušteđenog vremena, zarađenog ili ušteđenog novca, spremni su da nauče sve što je potrebno. 

U današnje vreme gotovo svaki salon koristi Instagram za marketing, privlačenje klijenata, prikazivanje radova, te komunikaciju sa mušterijama. Saloni u Srbiji Instagram često koriste i za objavljivanje slobodnih termina za sledeću nedelju ili mesec. Zbog toga, vrlo često i ne stižu da odgovore svima onima koji žele da rezervišu termine. 

Trafft doslovno predstavlja sledeći korak u tom procesu. Sa Trafftom nije potrebno konstantno pratiti poruke, dogovarati se sa svakim klijentom, objašnjavati ko je prvi zakazao termin… Kada ljudi shvate koliko vremena uštede na taj način, koliko proces zakazivanja postaje lakši za obe strane, vrlo brzo savladaju i korišćenje same aplikacije, koja je i osmišljena da bude maksimalno jednostavna za korisnike.

Trafft ima jednostavan interfejs za zakazivanje i informisanje o uslugama i cenama. Proces je jednostavan za obe strane. Mušterija vidi spisak usluga, odabere onu koju želi da zakaže, izabere vreme, te – na kraju – unese svoje podatke. Kroz dva do tri minuta sve je gotovo – usluga je zakazana, a klijent i salon odmah dobijaju potvrdu sa svim detaljima termina. 

Vlasnicima i menadžerima Trafft omogućava praćenje bukvalno svakog aspekta biznisa – u svakom trenutku mogu da vide broj zakazanih termina, trenutnu zaradu, prihode po mesecima, slobodne dane osoblja, da prate popularnost svojih radnika i usluga, te mnoge druge detalje.

Kako Trafft za rezervacije i zakazivanje zadovoljava jedinstvene potrebe kozmetičkih kompanija? Da li postoje neke specijalizovane karakteristike ili funkcionalnosti dizajnirane posebno za ovu industriju?

Trafft je napravljen za širok spektar industrija uslužnih delatnosti, ali saloni i kozmetičke kompanije čine veliki procenat naših korisnika. Volimo da sarađujemo sa salonima! Postoji nekoliko fukcionalnosti, koje su, iz našeg iskustva, dosta korisne baš za beauty industriju:

#1 Bez „praznog hoda“! Nepojavljivanje na zakazanom terminu bolna je tačka svakog salona, jer stvara ,,prazan hod“ i ne donosi planirani promet. Trafft ima nekoliko načina da ovo spreči: automatski se šalju SMS i e-mail podsetnici po principu koji vlasnik salona odredi. Postoji i mogućnost prikupljanja depozita, kada klijent tokom samog zakazivanja plaća unapred određeni procenat cene usluge. Takođe, u istoriji zakazivanja može da se vidi koji korisnik se nije pojavio u zakazanom terminu.

#2 Sistem sam generiše sliku za IG story: Instagram story postao je jedan od glavnih alata za dovođenje klijenata u salon. Pomoću Traffta, vlasnik salona može jednostavno da izabere termine koje želi da popuni i sistem će sam generisati sliku za IG story preko koje mušterije mogu da zakažu termin, dok će on automatski biti zabeležen u kalendaru salona.

#3 Postoji i mogućnost kreiranja i štampanja QR kodova za direktno zakazivanje bilo koje kombinacije usluge, termina, zaposlenog. QR kodovi mogu da se koriste na štampanim promo materijalima, u samom salonu, na vizitkartama, kuponima i sl.

#4 Bedževi za radnike i usluge: Usluge i radnike u Trafftu možete označiti bedževima (na primer: „najpopularniji“, „preporučeno“ i dr.). Detalji su često odlučujući za prodaju i marketing salona. Ponekad je za povećanje prodaje dovoljno da neku skuplju uslugu označite kao „premium“, jer korisnici često preporuku uzmu u obzir, te rezervišu skuplji paket – što je, naravno, u interesu salona.

#5 Dodaci za usluge: Dobar i efikasan način povećanja prosečnog računa klijenta podrazumeva ponudu različitih dodataka u sklopu osnovne usluge. Recimo, masaža glave uz šišanje, ili pranje kose premium šamponom. Trafft ove dodatke može da ponudi tokom zakazivanja usluge, te tako pomogne salonu da poveća profitabilnost.

#6 Različite cene za različite kategorije radnika: Trafft dozvoljava salonima da podese različite cene usluga za zaposlene  – recimo, kod junior radnika usluga može da bude jeftinija nego kod specijaliste sa 15 godina iskustva.

#7 Kuponi za popuste i program lojalnosti: Kuponi sa popustima mogu da se generišu i automatski, te da se šalju mušterijama nakon termina – kako bi bili motivisani da ponovo dođu.

#8 Podsetnici dve do tri nedelje nakon termina: Ponekad ljudi zaborave na vreme da ponovo zakažu šišanje ili regularni tretman koji se radi svakog meseca. Slanje SMS poruke, koja sadrži i direktan link za novo zakazivanje, pokazalo se kao odličan metod za poboljšanje lojalnosti. Postoji i mogućnost zakazivanja ponavljajućih termina, što je popularno među mušterijama koje često i redovno koriste iste usluge, recimo feniranje svakog utorka u određeno vreme.

Do koje mere je softver prilagodljiv? Da li se može personalizovati korisnički interfejs u skladu sa zahtevima brenda (što uključuje logo, boje, tj. vizuelni identitet brenda)?

Sve je veoma prilagodljivo – na veoma jednostavan način može da se ubaci i promeni logo, izaberu boje, font, pozadina, redosled koraka za zakazivanje, veličina fotografija za usluge i još mnogo toga. To upravo i preporučujemo – prilagodite svoj sajt za zakazivanje svom brendu i korisnicima, posvetite mu malo vremena i truda, jer je dokazano da dobar sajt i proces zakazivanja, baš kao i dobar Instagram profil, može značajno povećati broj zakazanih termina. Na našem Instagram profilu moguće je videti brojne primere sajtova za zakazivanje napravljenih veoma lako, naravno pomoću Traffta.

Da li softver omogućava korisnicima da odaberu željeni datum, vreme i kozmetičara u skladu sa svojim potrebama?

Apsolutno, to je i suštinska namena softvera. Klijent salona u mogućnosti je da sam odabere uslugu koju želi, termin i radnika. Takođe, i sam salon može odabrati uslugu i radnika, a zatim poslati klijentu link. Recimo, ukoliko sa klijentom dogovorite konkretan dan, kozmetičara i uslugu, možete mu jednostavno poslati link da izabere konkretan termin tog datuma. Koje integracije Trafft ima sa drugim platformama ili uslugama? Na primer, da li se integriše sa popularnim aplikacijama za kalendar ili sistemima za online plaćanje?

To je takođe jedna od suštinskih prednosti softvera. Trafft se integriše sa Google, Apple iCal i Microsoft Outlook kalendarima, što znači da, ukoliko zaposleni u salonu već koriste neki od ovih kalendara, mogu da ga povežu sa Trafftom, i svaki termin koji neko rezerviše odmah će se pojaviti kod njih na telefonu. Takođe, ukoliko imaju određeno vreme blokirano u kalendaru usled nekih drugih obaveza, u tim terminima neće biti raspoloživi za rezervaciju putem Traffta. Osim toga, Trafft se integriše sa:

  • Google Analytics, Google Ads, Facebook Ads – za slučaj ako salon želi da koristi oglašavanje na tim platformama – za jednostavno praćenje performansi tih reklama.
  • Mailchimp – alat za slanje promocija i velikog broja mejlova.
  • Zapier – preko ovog sistema moguće je povezati Trafft sa bilo kojim CRM-om ili drugim eksternim platformama.

Ima i dosta drugih integracija, a neke su i u fazi izrade.

Može li Trafft da zadovolji potrebe kozmetičkih kompanija različitih veličina, bilo da je u pitanju mali salon ili veliki spa centar sa više ekspozitura ili lokacija?

Trafft zadovoljava potrebe kako vrlo malih biznisa – recimo, koriste nas saloni sa dva do tri radnika, do većih industrija – imamo i lance salona koji nas koriste za organizaciju termina na sedam-osam svojih lokacija, sa po šest do deset stolica na svakoj od njih.

Jedna situacija koja je dosta tipična za industriju lepote: Veoma dobar salon sa veoma lojalnom klijentelom, ali radi kao „začarani krug“ i ne raste. Iste dve do četiri devojke primaju rezervacije i pružaju usluge, rade sa manje-više istim klijentima i ne stižu da „dignu glavu“ od posla. Gube dosta klijenata i potencijala zato što su stalno prebukirani, ne stižu ni da razmisle o tome, jer su konstantno ili na telefonu ili u poslu. Nekoliko puta videli smo kako je Trafft takvim salonima pomogao. Kada uvedu sistem zakazivanja, prvo mnogo bolje sagledaju neoptimalnost trenutnog rasporeda i broj izgubljenih potencijalnih klijenata. Automatizovan sistem im najpre oslobodi vreme – više nemaju potrebu da non-stop budu na telefonu, te mogu da razmisle o razvojnom putu svog biznisa. Na taj način, nakon određenog vremena i planiranja, često odluče da zaposle dodatno osoblje i da otvore još jedan salon, jer je sa Trafftom lako preneti postojeći sistem, čak i postojeće klijente.

Mobilna pristupačnost izuzetno je važna za korisnike u pokretu. Da li vaš softver ima mobilnu aplikaciju ili responzivni veb interfejs koji omogućava korisnicima da rezervišu termine sa pametnih telefona ili tableta?

To je zaista najbitnije u naše vreme. Moderni vlasnici salona često i nemaju laptop ili veći računar, ili ne žele da ga koriste. Zato je Trafft od početka pravljen po „mobile first“ principu. Želeli smo da bude jednostavan i za zakazivanje i za upravljanje preko mobilnog telefona. Trafft je pretežno web aplikacija, što znači da se pristupa preko sajta, ali funkcioniše kao aplikacija. To se pokazalo kao dobar pristup, jer klijenti često ne žele da instaliraju novu aplikaciju na svoj telefon, dok im nije problem da samo otvore link iz Instagram profila ili storija, koji direktno vodi na zakazivanje. Postoji i mobilna aplikacija, za sad za Android i samo za vlasnike i radnike salona. Radi se i na Apple aplikacijama, a u planu su i brendirane aplikacije za salone koji to žele.

Privatnost i zaštita podataka značajna su briga za korisnike. Kako Trafft obezbeđuje sigurnost podataka o klijentima i na koji način je usklađen sa propisima o privatnosti?

Kako je softver najpre rađen za strano tržište, od samog starta sarađivali smo i sa pravnicima, te razvijali Trafft u skladu sa GDPR preporukama. Podaci o klijentima bezbedno se čuvaju u šifrovanom vidu u evropskim data centrima i mogu se u potpunosti obrisati na njihov zahtev. Pristup tim podacima imaju samo vlasnici i menadžeri salona i nikada se ne dele eksterno.

Po čemu se Trafft softver razlikuje od ostalih na tržištu?

Po nekoliko ključnih stavki…

#1 Ne radimo po marketplace principu. Klijenti svakog salona su samo njihovi. Salon radi direktno sa klijentom, kojem nikada neće biti prikazana reklama konkurentskog salona. Nikada ne pokrećemo komunikaciju sa mušterijama ako je salon nije sam inicirao. Marketplace rešenja smatraju svakog klijenta svojim, čak i kada ga je salon sam doveo, i komuniciraju sa klijentima salona pod svojim imenom, šalju svoj marketinški materijal, pozivajući korisnike da pogledaju i profile drugih salona. Trafft je samo vaš alat za saradnju sa vašim korisnicima 1:1.

#2 Ne „ugrađujemo“ se u vaše transakcije. Različita rešenja za zakazivanje putem interneta često se promovišu kao besplatna, ali zapravo naplaćuju salonu procenat 15-30% od cene svake rezervisane usluge. Kad se sabere na mesečnom nivou, cena i za mali salon može dostići nekoliko stotina evra. Trafft je potpuno besplatan za salone do pet radnika. Naplaćuju se samo SMS poruke, ako salon odabere ovaj kanal komunikacije za slanje podsetnika mušterijama.

#3 Intuitivnost i lakoća korišćenja. Bolna tačka drugih rešenja na tržištu koju smo uzimali u obzir kada smo pravili Trafft jeste komplikovanost podešavanja i korišćenja. Intuitivnost i jednostavnost izuzetno su važne za nas. Drago nam je što naši korisnici sada to i potvrđuju svojim utiscima.

#4 Podrška i pomoć od nas. Velika prednost u odnosu na druga rešenja jeste to što smo ovde, te možemo reagovati vrlo brzo i pružiti pomoć služeći se srpskim jezikom, naravno, ukoliko vam je pomoć potrebna.

Da li pružate podršku prilikom instalacije softvera? Koje resurse ili pomoć pružate kako biste pomogli korisnicima da se uključe i obuče svoje osoblje za efikasno korišćenje softvera? I, uopšte, koliko je vremena potrebno jednom salonu da uvede novi softver i prebaci poslovanje na njega?

Da, pomažemo tokom celog procesa. Mi možemo podesiti sve i održati edukaciju za vas i vaše radnike i uživo ili putem online sastanka. Naši korisnici mogu pristupiti svim instrukcijama za korišćenje na našem sajtu, pogledati video tutorijale na našem YouTube kanalu, ali je uvek lepše i lakše imati lični kontakt.

Što se tiče potrebnog vremena, najviše zavisi od samog salona. Dodavanje radnika, spiska usluga i dodataka, podešavanje samog izgleda interfejsa može da se izvrši za nekoliko sati. Sledeći korak je edukacija zaposlenih, te nakon toga sledi prebacivanje sa standardnog procesa: link za rezervacije ubacuje se na Instagram profil i story, uključuje se direktno u website, a recepcionista, ukoliko ga salon ima, umesto papira i olovke, upisuje sve pristigle rezervacije preko panela aplikacije. Kompletan proces može da se završi za dva do tri dana. Za veće lance – za nedelju do dve. Retke su situacije kada je potrebno više vremena.

Da li Trafft može da upravlja različitim trajanjem beauty usluga? Na primer, neki tretmani mogu da traju duže od drugih i važno je da se u skladu sa tim tačno rasporede vremenski intervali.

Naravno, to je jedna od osnovnih funkcionalnosti. Svaki tretman može da ima planirano trajanje, koje može da se produži u slučaju da klijent izabere jedan ili više dodataka. Osim toga, kako neke usluge (na primer, masaže) zahtevaju pripremu, i/ili čišćenje, svaka usluga može da ima dodatno „buffer“ vreme pre i posle, tokom kog će zaposleni biti nedostupan. Recimo, masaža traje 1 h, a potrebno je 15 minuta pre i posle masaže za pripremu i sređivanje. Kada neko zakaže masažu od 13:00 do 14:00, zaposleni će biti nedostupan za zakazivanje od 12:45 do 14:15.

Da li softver nudi funkcije za konsultacije ili pregled istorije klijenata? Na primer, mogu li kozmetičari da pristupe prethodnim tretmanima ili beleškama klijenata kako bi pružili personalizovane ponude/usluge?

Svakako. U zavisnosti od uloge koju ima, korisnik kontrolnog panela može da vidi bazu klijenata, te da pregleda istoriju prethodnih tretmana svakog pojedinačnog klijenta. Takođe, svaki klijent ima beleške koje vide isključivo radnici salona. To može da služi za razmenu dodatnih informacija – o preferencijama određenog klijenta, na primer.

Komunikacija je ključna za nesmetano iskustvo rezervacije. Kako izgleda komunikacija preko softvera između kozmetičara i njihovih klijenata? Postoji li opcija potvrde termina, podsetnik ili mogućnost postavljanja pitanja ili posebnih zahteva?

Upravo su podsetnici jedna od najviše korišćenih funkcionalnosti Traffta. Svaki salon može da podesi slanje potvrda i podsetnika u skladu sa svojim potrebama, preko jednog ili više kanala: e-mail, SMS, ili WhatsApp.

Saloni najčešće biraju da klijent dobija potvrdu odmah nakon zakazivanja, kao i podsetnik na dan zakazanog termina. Nakon obavljene usluge, može mu se poslati i poruka zahvalnosti, upitnik o zadovoljstvu pruženom uslugom… Sistem sve radi automatski, i kada jednom podesi preferencije, salon više nema obaveza. Naravno, u svakom trenutku može se promeniti način slanja podsetnika, tekst, te kanal komunikacije.

Tokom procesa zakazivanja, klijent može salonu da postavi i pitanje, ili da ostavi komentar. Slično tome, salon može da ubaci određena pitanja u formu za zakazivanje (na primer: „Da li ste alergični na određeni sastojak“, „Koja je dužina vaše kose?“…)

Možete li da podelite sa nama neke uspešne priče kozmetičkih kompanija koje su implementirale Trafft?

Uvek nas obraduju povratne informacije od strane naših korisnika, jer su one najbolja smernica za dalji razvoj. Naravno, priče o uspehu nas najviše raduju, poput iskustva klinike za negu kože La Creme iz Pentiktona u Kanadi, sa širokim spektrom usluga, koja je pomoću Traffta izgradila veliku bazu klijenata. 

Od muških salona jedan lep primer je SHAVE Barbers & Spa. SHAVE trenutno ima sedam lokacija u Madridu, i još dve u Dubaiju preko modela franšize. Trafft su počeli da koriste kada njihov prethodni sistem više nije mogao da izdrži obim poslovanja. Od tada, dodali su nekoliko lokacija, uz još jednu čije je otvaranje zakazano za kraj jula. 

Upravo to korisnici vide kao jednu od najvećih prednosti Traffta. Lakoća korišćenja koja vam oslobađa vreme da se posvetite razvijanju svog biznisa, kao i mogućnost aplikacije da se jednostavno prilagodi vrsti usluga koje pružate, broju radnika, navikama klijenata…

Više informacija potražite na sajtu trafft.rs i Youtube kanalu @Trafft.

Foto: pexels.com, Trafft

Povezani članci

talk
Beauty Business

Svetska zdravstvena organizacija proglasila je talk „verovatno kancerogenim“

besplatni dermoskopski pregledi
Beauty Business

Besplatni dermoskopski pregledi mladeža na Adi Ciganliji: Ne propustite jedinstvenu priliku!

L'Artisan Parfumeur
Beauty Business

Francuski niche brend L’ARTISAN PARFUMEUR ponovo je u parfimeriji Metropoliten

shaping futures
Beauty Business

Kako frizerski zanat menja živote: Inicijativa Shaping Futures kao odskočna daska mladima

leaping bunny
Beauty Business

Bez testiranja na životinjama: Avon primio cruelty free sertifikat za svoje proizvode

eucerin sun
Beauty Business

Eucerin Sun Club: Predstavljena Eucerin® zaštita od sunca i najavljeni besplatni pregledi kože (saznajte kada!)